Politique de confidentialité

Dispositions générales

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, RUSTIK met en œuvre un ou plusieurs traitements de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients, partenaires, candidats, fournisseurs et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

le « responsable du traitement » : RUSTIK
le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de RUSTIK
les « personnes concernées » : désigne les « tiers » pouvant être regroupés au sein des catégories de personnes suivantes :
- les différentes personnes physiques ayant la qualité d’interlocuteurs de RUSTIK parmi ses clients, contacts, fournisseurs et partenaires appréhendés en leur qualité de personne morale ;
- les candidats à un poste auprès de RUSTIK ;
- les internautes du site internet de RUSTIK accessible à l’URL : http://www.rustik.fr/.
les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de RUSTIK. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes, soit des salariés de RUSTIK, que des destinataires externes, soit des organismes extérieurs (partenaires, exposants, établissement bancaire, intervenants, etc.).

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de RUSTIK et ainsi de formaliser les droits et les obligations des tiers au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont RUSTIK est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

Les traitements de données à caractère personnel peuvent être gérés directement par RUSTIK ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre RUSTIK et tout tiers, notamment ses conditions générales d’intervention ou sa politique cookies.

Aucun traitement n’est mis en œuvre par RUSTIK concernant des données de tiers s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des personnes concernées par le biais d’une modification de la présente politique.

Types de données collectées

Dans le cadre des différents traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par RUSTIK, les données à caractère personnel mentionnées ci-après pourront être collectées et traitées, et notamment :

*Données non techniques* *(selon les cas d’usage)*	Identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo) Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) Vie personnelle / professionnelle lorsque c’est nécessaire (fonction pour les candidats par exemple)
*Données techniques* *(selon les cas d’usage)*	Données d’identification (adresse IP) Données de connexion (logs, token notamment) Données d’acceptation (clic) Données de localisation.

Origine des données

RUSTIK collecte les données des tiers à partir de l’un des moyens suivants :

données fournies directement par les tiers (formulaire papier, bon de commande, carte de visite, etc.) ;
fiches ou formulaires électroniques remplis par les tiers ;
données collectées lors d’une commande de produits ou services par RUSTIK ;
données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
inscription à des évènements organisés par RUSTIK ;
données techniques (données de connexion ou de trafic) liées à l’usage des services informatique ou numérique de RUSTIK.

La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs de RUSTIK.

Finalités

Selon les cas, RUSTIK traite les données de ses clients pour les finalités suivantes :

gestion de la relation client et prospect (GRC/GRP) ;
gestion de la relation partenaires / fournisseurs (suivi des contrats, comptabilité, facturation, etc.) ;
gestion des candidatures à un poste au sein de RUSTIK ;
gestion des événements organisés par RUSTIK (conférences, petits déjeuners, etc.) ;
envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
alimentation du CRM de RUSTIK avec les coordonnées de ses interlocuteurs auprès des clients, contacts, partenaires, fournisseurs, etc. ;
réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
amélioration de nos services ;
réponse à nos obligations administratives ;
gestion du site internet ;
community management ;
réalisation de statistiques.

Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les fondements suivants :

Clients / partenaires / fournisseurs	Exécution précontractuelle ou contractuelle – conditions générales de vente ou d’achat
Prospects	Intérêt légitime de disposer de données concernant ses prospects et ses contacts et de répondre aux demandes formulées par les internautes.Lorsque la loi le requiert, le consentement (par exemple, pour l’envoi des newsletters)
Candidats	Exécution de mesures précontractuelles au projet d’un candidat auprès de RUSTIK

Durées de conservation

La durée de conservation des données de personnes concernées est définie par RUSTIK au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement	Durée de conservation
Données relatives aux clients	Pendant la durée des relations contractuelles avec RUSTIK, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données relatives aux contacts et prospects	3 ans à compter de leur collecte par RUSTIK ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
Données relatives aux candidats	Destruction immédiate si le candidat n’est pas retenu Possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat si obtention du consentement du candidat concerné.
Données relatives à l’exécution des commandes et au suivi des relations contractuelles (fournisseur / partenaire)	Pendant toute la durée du contrat prolongée de la durée contractuelle de garanties ainsi que de la durée légale de prescription en cas de litige.
Données techniques	1 an à compter de leur collecte
Cookies	13 mois

Il appartient à RUSTIK de définir sa propre politique de durée de conservation s’agissant des données des tiers selon les recommandations de la Cnil.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que RUSTIK n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Destinataires des données

RUSTIK s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Les destinataires des données à caractère personnel des personnes concernées au sein de RUSTIK sont soumis à une obligation de confidentialité.

RUSTIK décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

RUSTIK n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel des personnes concernées font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, RUSTIK n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

Destinataires internes	Destinataires externes
– le personnel habilité des services chargés de traiter la relation client et partenaire ainsi que la prospection B2B, tels que notamment les services marketing, communication et commercial ; – les services chargés de gérer le recrutement, des services administratifs, logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;	prestataires ou services supports (ex prestataire informatique, etc…) ; le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ; administration, auxiliaire de justice le cas échéant.

Gestion des droits des personnes

Droit d’accès et droit de copie

Les personnes concernées disposent du droit de nous demander si nous traitons effectivement des données concernant les concernant.

Les personnes concernées peuvent également nous demander que leur soit fournie une copie des données faisant l’objet d’un traitement.

Toutefois, en cas de demande de copies supplémentaires, nous pouvons exiger que les personnes concernées prennent en charge le coût que représenterait cette nouvelle copie.

Si les demandes des personnes concernées sont effectuées par voie électronique, les informations demandées seront fournies sous une forme électronique d’usage courante, sauf demande contraire.

Les personnes concernées sont informées que ce droit d’accès ne peut pas porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser la bonne exécution de nos services.

Droit de rectification

Les personnes concernées disposent du droit de nous demander de rectifier certaines données concernant leurs membres qui seraient obsolètes ou erronées.

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des personnes concernées ne sera pas applicable dans les cas où le traitement serait mis en œuvre pour répondre une obligation légale.

En dehors de cette situation, les personnes concernées pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par ARTELIA et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Droit à la limitation

Les personnes concernées sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement que nous mettons en œuvre est licite et que les données à caractère personnel que nous traitons sont nécessaires à l’exécution de nos prestations.

Droit à la portabilité

RUSTIK fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les personnes concernées elles-mêmes et pour les finalités reposant sur les seuls consentements des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine

Droit d’opposition

Conformément à la règlementation en vigueur, les personnes concernées disposent du droit de s’opposer aux traitements de leurs données à tout moment pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par RUSTIK.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, RUSTIK ne traitera plus les données concernées, sauf à démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur les intérêts et les droits et libertés des personnes concernées, pour poursuivre ce traitement.

Les personnes concernées disposent également du droit de s’opposer à toute prospection commerciale par voie postale ou par téléphone, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Au cas particulier de la prospection par voie de courrier électronique (e-mail, SMS), RUSTIK pourra y recourir si vous avez donné votre consentement au moment de la collecte ou si vous faites partie de la base client. Il sera à tout moment possible pour les personnes concernées de s’opposer à une telle prospection soit en cliquant sur le lien se trouvant dans l’e-mail d’envoi, soit en modifiant les préférences dans le compte client sur le site de RUSTIK. Par SMS, il est possible de s’opposer à toute prospection en envoyant « stop » au numéro figurant dans le message reçu.

Enfin, en application de l’article L. 223-2 du Code de la consommation, les personnes concernées peuvent s’opposer à tout moment à être démarché par téléphone, en s’inscrivant gratuitement sur https://conso.bloctel.fr/ .

Droit post mortem

Les personnes concernées sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé.

Exercice des droits de nos interlocuteurs

Pour pouvoir exercer leurs droits, les personnes concernées doivent nous contacter soit par écrit soit par voie postale soit par email aux adresses suivantes :

AuthentiK
Le Bois Maheu, 61500 Chailloué
Par e-mail : dpo-rustik@racine.eu

Nous faisons notre possible pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, au mieux, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Toutefois, dans le cas où le traitement des demandes s’avèrerait complexe ou que nous ferions face à un nombre élevé de demandes d’exercice de droits simultanément, le délai du traitement pourrait être porté à deux mois.

Dispositions complémentaires

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les personnes concernées sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, RUSTIK explique aux personnes concernées les conséquences d’une absence de réponse.

Droit d’usage

RUSTIK se voit conférer par les personnes concernées un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de RUSTIK, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

Sous-traitance

RUSTIK informe les personnes concernées qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, RUSTIK s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

RUSTIK s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, RUSTIK se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Registre des traitements

RUSTIK n’est pas tenu de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.

Sécurité

Mesures de sécurité

Il appartient à RUSTIK de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
mesures de sauvegarde interne ;
processus d’identification ;
conduite d’audits de sécurité et de tests de pénétration ;
l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

Pour ce faire, RUSTIK peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, RUSTIK s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, RUSTIK s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, RUSTIK s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait peser un risque élevé pour les personnes concernées et que les données n’ont pas été protégées, RUSTIK :

en avisera les personnes concernées;
communiquera aux personnes concernées les informations et recommandations nécessaires.

Contacts

Délégué à la protection des données

RUSTIK a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes :

Eric Barbry, avocat
Adresse e-mail : dpo-rustik@racine.eu
Tél : 01 44 82 43 00

Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les personnes concernées par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des personnes concernées par tout moyen choisi par RUSTIK en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).